如何与教授上司有效沟通:了解正式的英文email怎么写

如何与教授上司有效沟通:了解正式的英文email怎么写

电子邮件是工作场合内外使用最广泛的沟通方式之一。由于它的速度和效率,无论你的职位或行业,你都会使用电子邮件。但是,你知道正式email怎么写吗?平时大家给朋友和家人写日常的电子邮件,但是很少发送正式的英文邮件,除非工作或其他特殊所需。因此,很多同学都烦恼,一份正式的电子邮件怎样写呢?

当你给不太熟悉的人发邮件时,给老师、老板、商务联系人、政府机构,或其他正式的收件人,通常需要发送正式的邮件。这时需要遵循一些简单的写作原则,让你的信息简明扼要,还要注意邮件的风格、语气和email格式。在一些商务场合,使用正式的商务邮件也是不错的选择。如果你不确定是要发正式的邮件还是非正式的邮件,通常发送正式的邮件会更好。接下来Academic Saviour留学生作业代写与辅导机构来介绍一下正式的英文邮件格式与结构,讲一讲英文邮件写作中的注意事项,而且分享商务英语邮件模板与email范文供同学们参考!

email怎么写

正式的邮件是什么?

一封正式的电子邮件(formal email)通常是发给你不太了解的人或权威人士。例如,你可能会给你的教授、政府官员,甚至是与你合作的公司发一封正式的电子邮件。

如果你的工作场所是一个非常正式的环境,除非你被告知用非正式的邮件,否则就一定给你的老板和同事发正式的邮件。如今,许多工作场所正在向更随意的环境转变,这通常也体现在电子邮件交流上,也就意味着有些工作场合和工作关系,你可以使用较为日常的邮件交流。如果你不确定到底用哪种邮件沟通,那就去问问身边的同事或者领导。

Formal email与casual email有什么区别?

正式的电子邮件不同于日常的电子邮件。一封日常的电子邮件通常是发给你很熟悉的人,和你关系很好的人,比如朋友或家人。当你发送一封日常的邮件时,你不需要担心email格式和语气。

事实上,正式邮件和非正式邮件的部分区别在于格式与结构。正式的电子邮件有明确的称呼(邮件的开头部分)、署名部分、开头句、正文与结尾。你在正式邮件和非正式邮件中使用的语言也不同。在写formal email时,需要尽量避免使用俚语、缩写、表情符号和其他非正式表达方式。正式邮件中的语气也不一样。Casual email甚至可能没有完整的句子或正确的语法,但正式的电子邮件一定要保证句子通顺完整,没有语法拼写等小错误。

下面是一个正式电子邮件语言的例子:

The meeting is scheduled for October 15th at 10:00 a.m. All students must attend. Your project updates are needed.

比较这封邮件中的正式语言和非正式电子邮件语言:

Required meeting—Oct 15, 10:00 a.m. Updates needed. See ya there. 🙂

上面两封email中的内容是一样的,但第一封邮件的语气要正式得多。注意非正式邮件例子中的不完整句子、俚语和表情符号。

英文邮件的结构

非正式的电子邮件通常可以发送得很快,不需要过多的注意email格式用语等,而写正式的电子邮件通常需要多一点思考和多一点时间,需要仔细考虑电子邮件每个元素。考虑到这一点,让我们仔细看看正式的英文邮件的结构:

一、主题

主题栏是读者在收件箱中看到的内容。如果主题行有误导性或缺少信息,你的电子邮件可能不会被阅读。邮件甚至可能被发送到垃圾邮件。你的英文邮件越正式,你的主题栏就应该越详细,但是要注意主题栏不应太长。

下面是一个商务英文邮件主题栏的例子:

Required Student Meeting: October 15th, 10:00 a.m.

比较一下这个非正式的邮件主题栏:

Upcoming Meeting

通过上面的例子,可以看出第一个主题栏提供的信息更丰富,也更完整。非正式的主题,发送给你很熟悉的人,只是触及主题。

二、称呼

称呼直接指向你要发送邮件的人。它总是在正式的电子邮件中使用,但有时会在非正式的邮件中跳过。下面是一些正式和非正式称呼的例子:

① 正式英文邮件的称呼:

  • 如果你要给一群人发邮件,那就要用群发的称呼。例如:Dear Students,
  • 如果你已经知道了你想要发送邮件的人的名字,那么把他们的名字和任何职务一起加上是合适的。例如:Dear Professor Smith,
  • 如果你不知道你要联系的人的名字,你应该尽可能的寻找收件人的信息。实在不行,可以把英文邮件的主题改成你想要联系的人的职称也可以(但效果可能会不太好)。例如:Dear Human Resources Director,
  • 如果你不知道别人的名字或头衔,在极少数情况下也可以使用这种称呼:To whom it may concern,

② 非正式英文邮件的称呼:

  • 集体的非正式称呼:Hey Class!
  • 对个人的非正式称呼:Hello Taylor, 正如你所看到的,正式的和非正式的称呼是非常不同的。

英文email格式

三、英文邮件开头

一封正式英文邮件的开头通常需要发送者介绍自己。相比之下,非正式邮件是发送给你认识的人,不需要介绍。

下面是一个正式英文邮件开头的例子:

My name is Jordan Smith. I am the professor of Statistics for XYZ University. This message is for all current students.

四、英文邮件正文

正式英文邮件的正文通常会详细阐述邮件的目的。在非正式的电子邮件中可能不需要详细说明。虽然正文包含了详细的信息,但在正式的电子邮件中,清晰简洁的书写是很重要的。记住,你的读者不熟悉你,可能不熟悉你的主题。你不希望你的电子邮件收件人误解了重要的一点。

五、英文邮件结尾

如何结束一封正式邮件也同样重要。由于英文邮件结尾是收件人最后看的内容,所以你的邮件纪委会给收件人留下持久的印象。一个好的正式邮件结尾也能提醒读者你是谁,应该包括你的全名、联系方式和头衔(如果需要的话)。

相比之下,对于非正式的邮件,邮件结尾可能是非常随意的。在某些情况下,如果收件人是你很熟悉的人,你甚至可以省略邮件结尾部分。

一封正式邮件最常用的结束语是“Sincerely”。这可能是一种常见的结尾,但也是一种恰当的结尾。下面是一个正式的英文邮件结尾的例子:

Sincerely,

Jordan Smith

Professor of Statistics, XYZ College

[Email address goes here]

[Phone number goes here]

商务英文email格式

如何格式化和组织你的商务英文邮件是很重要的。编写一封正式的电子邮件时,需要注意以下几点:

(1) 使用专业的电子邮件地址

你的电子邮件地址应当是你真实姓名的变体,而不是用户名或昵称。使用句点、连字符或下划线来确保电子邮件地址只包含你的名字。如果可以的话,不要使用额外的数字或字母。比如说:

❌ coolguy007@theemail.com (看起来很不专业)

✔️ Meredith.Athena.Calhoun@theemail.com(这个看起来就很专业了)

(2) 坚持使用专业字体

如今,大多数电子邮件服务都提供多种字体和文本样式选择。但是,对于formal emails,使用一些保守的字体,比如Times New Roman和Arial。避免使用像Comic Sans字体或古英语这样的装饰性字体。另外:

  • 电子邮件用易读的字体大小,比如12号。
  • 避免特殊样式,如斜体、高亮显示或多色字体,除非邮件的内容和目的需要使用这些字体。
  • 不要全部使用大写。这些会让你看起来像是在对收件人大喊大叫。

(3) 使用简短而准确的主题

在主题栏中使用关键词,用几个字准确地暗示你所写的内容。这有助于确保读者不会因为缺少主题行、过于模糊或暗示邮件不重要而忽略你的邮件。

  • 例如,“Quick question”,“Contacting you”或者“Email about an important matter”,这样的主题太模糊或太明显而没有用处。
  • “Schedule, Guest List, Lunch Requests, and Meeting Overview for April 16th” ,这样的主题篇幅太长,涵盖了多个主题。
  • “Meeting RE: damaged escalator on April 16th”,这样的主题简明扼要,提醒收件人一个主要的主题和一个特定的日期。

英文邮件格式

(4) 邮件正文

这部分解释了电子邮件的主要信息。写一封正式的邮件,要使用正确的语法和完整的句子。

(5) 邮件结尾签名部分

你的邮件结尾应该是正式的。应该使用你的姓和名,如果你是代表一个组织写邮件,并且你知道你要发送邮件的人的头衔,那么就使用它。

电子邮件怎么写:注意事项

  • 确定你的邮件写作目标

在你写邮件之前,问问自己,你希望收件人读完邮件后做什么。你的邮件要以写作目的为中心。例如,如果你想让收件人看你附上的一份报告,让他们知道这份报告是什么,为什么你需要他们看报告,你需要什么样的反馈,以及你什么时候需要完成这项任务。

  • 考虑你目标读者

当你写一封电子邮件时,确保你的语气与你的读者相匹配。例如,如果你要给一位从未谋面的商务主管发邮件,要用正式的商务邮件沟通,不要有任何笑话或不正式的内容。另一方面,如果你要给一个关系不错的同事发邮件,你可能会使用不那么正式的,更友好的方式。

  • 保持简洁

收件人可能没有多少时间来通读你的邮件,所以在不遗漏关键信息的情况下,尽可能地使它简短。不要一次写太多的主题,这样会使你的邮件冗长,难以阅读和采取行动。编辑邮件时,删除与主题无关的信息。使用简短、简单的句子,去掉多余的词和无关的信息。这将使你的电子邮件更短更容易阅读。

  • 添加必要的附件

如果你需要包含任何附件,确保在邮件正文中提到它们,让收件人知道它们包括在内。要有礼貌,尽量减少附件的数量及其文件大小,并使用通用的或广泛兼容的文件类型。

  • 确保电子邮件不包含任何敏感信息

永远记住,电子邮件不是一个安全的通信系统。电子邮件服务器可能会被黑客入侵,或者你的收件人可能有意或无意地分享你不想被泄露的信息,比如,避免在邮件中包含密码、帐号和机密信息。

  • 检查你的电子邮件

一封没有错误的邮件能体现出你的勤奋和专业精神。在你发邮件之前,花点时间检查一下有没有拼写、语法或句法错误,商务英语邮件中切忌不要使用表情符号,俚语等。另外,再次检查,确保你包含了你可能在邮件中引用过的附件。如果这是一封给重要利益相关者的重要邮件,你可以在发送之前让你的直接上司或信任的同事看一遍。

  • 使用恰当的礼仪用语

一个礼貌的问候和结尾听起来友好和礼貌,开头可以用“Dear”,结尾用“Best wishes”,“Regards” 等。此外,要体谅收信人和他们的时间。例如,除非是紧急情况,否则不要在他们休假期间或下班后给他们发邮件要求做什么。

  • 记得要跟进邮件进度

大多数人每天都会收到好几封电子邮件,所以他们可能会错过或忘记回复你的邮件。如果收件人在两个工作日内还没有回复,可以考虑再发一封友好的后续邮件。

Formal email范文与邮件模板

为你的正式商务英语邮件增加额外影响力的一种方法是使用专业设计的签名模板。签名模板包括你完整的联系信息,可以为你的电子邮件增加图形的趣味性。下面是一个用专业设计的签名邮件模板的例子:

邮件模板

下面是一个formal email范文:

正式email范文

你可能没有写商务英语邮件的经验,但是如果你需要写一封正式的邮件,那么学会英文电子邮件怎么写是很重要的。正式与非正式的电子邮件有很大的不同。一封正式的电子邮件应该有合适的结构、格式和语气。掌握英文邮件格式与结构之后,写一封正式的电子邮件并不难。既然我们已经解释了关于商务英语邮件的写作格式、注意事项等,而且提供了email范文,那么你就可以开始规范化写作,并且发送你自己的电子邮件了。祝你好运!如果小伙伴还没有搞清楚英文email怎么写,或者对email格式或邮件模板有任何疑问,请联系Academic Saviour assignment代写团队!我们的专家会为你排忧解难,帮你代写或修改你的英文邮件。欢迎随时与我们的全天候在线客服联系咨询!QQ:800825305