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一篇有效的memo怎么写?备忘录格式、写作技巧及范文

如果你想要成为一位成功的商人,你必须学会与你的员工交流,清晰及时的沟通是有效运作任何业务的关键,这就意味着你需要弄清楚备忘录怎么写。业务备忘录帮助我们,让我们的员工或客户了解一个具体的情况,或通知他们一个解决正在进行的问题。备忘录中可能需要讨论政策的变化或价格的上涨,或说服员工采取行动,如参加会议或改变工作方式等等。但是无论目标是什么,当商业备忘录将你自己的目的和读者的兴趣联系起来时,那它会达到最佳的效果。即使memo只不过是你的老师布置的作业而已,你也要认真对待备忘录的写作。今天我们Academic Saviour assignment代写机构的小编来讲解一下memo什么意思,memo怎么写,备忘录格式和结构是什么,而且分享一下备忘录写作技巧及一份memo范文供大家参考!带大家一起来深入探究一下备忘录吧!

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Memo什么意思? 其定义和目的

备忘录,即memorandum或memo,通常是商业中用于内部交流的,传递信息的短文档。备忘录的特点是简洁、直接和易于浏览。它们不像普通商务信函那样正式,但它应该保持专业、简洁的风格。通常,业务备忘录的目的是双重的:确定问题和提出解决方案。其他时候,备忘录也可能提供或要求事实性信息。

业务备忘录是为那些想要快速、轻松地从备忘录中找到所需信息的繁忙读者而设计的。备忘录的目的通常是告知,但偶尔也包含劝说或号召行动的元素。所有的组织都有非正式和正式的沟通网络。一个组织内部非官方的、非正式的交流网络通常被称为小道消息,它的特征通常是谣言、闲言闲语和含沙射影。在小道消息中,一个人可能会听到有同事将要被解雇的消息,并开始四处传播。谣言从一个人传到另一个人,变来变去,不知不觉间,这个有人被解雇的消息就被传言为关闭某个部门,彻底颠覆了这个消息的本质。

那么解决非正式、非官方的猜测的一个有效方法,就是向所有员工清楚地说明某个特定问题的情况。如果预算削减是一个担忧,那么发送一份备忘录,解释即将到来的变化是明智的。如果公司希望员工采取行动,他们也可以发布备忘录。例如,2009年2月13日,松下公司的高层发布了一项声明,要求所有员工至少购买价值1600美元的松下产品。公司总裁指出,如果每个人都支持公司购买他们的产品,所有人都会从中获益。

Memo的帮助结构是什么?

一份好的备忘录可以组织信息以方便读者理解,并以最有效的方式达到作者的目的。一个完整的备忘录包含六个部分:

1. 信头

每个备忘录信头都遵循相同的基本格式:

TO:接收者的姓名和职位名称

cc:列出其他收到副本的人

FROM:发送者的姓名和职位名称

DATE:年、月、日

SUBJECT:备忘录的主题(简短且明确)

2. 开头

备忘录的开头句子或段落告诉读者问题的上下文,建议的任务,备忘录的目的。

上下文:你所描述的上下文是你所要解决的问题的事件、情况或背景。要用一个句子还是一段话,取决于情况的复杂程度。例如,上下文可以是这样的“The cleaning company has complained that it takes too long to clean our floors...”(清洁公司抱怨说清洁我们的地板花的时间太长了......)。上下文清晰直接,只提供读者需要的信息。

任务:你的任务或作业描述了你为解决问题或情况所做的工作。如果你的读者要求你采取行动,你可能会说“You asked me to look at...”

目的:你的目的陈述解释了你为什么要写备忘录,并引出了备忘录的其余部分。你需要直接,避免淡化信息。你的陈述可以这样开头“This memo describes my understanding of the cleaning company’s complaint, proposes several ways of accommodating these people, and my own recommendations for resolving the problem.”。要把最重要的信息传达给你的读者,不需要详细描述每一个问题,如果备忘录太长,加上部分标题会让你更容易跟上信息的结构。

3. 总结

等到你写完备忘录的主体部分再写总结部分。如果你的备忘录是一页或更少,摘要可能没有必要。但是,如果你已经涵盖了几个重要的问题或事件,或者你的分析相当详细,那么为每一段作总结是合适的,总结部分应该简短精炼,不要重复不必要的信息。

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4. 讨论的段落

在你充分地陈述了主题的基本内容之后,你可以在这里列出所有的细节、事实、数据和假设来支持你所讨论的观点。在这个部分中,你要通过陈述你的想法来展示你创造性和批判性思考的能力。从最重要或最有说服力的信息开始,从最强的事实到最弱的事实(或者,如果你提供历史背景,从最古老的信息到最新的信息)。

5. 结尾

再给了你的读者提供了所有与你的备忘录主题相关的信息后,用礼貌的结尾描述你希望他们采取的行动,并指出这些行动对每个人都有好处。一段式结尾可以这

样写:We can discuss my recommendations in greater detail at our next meeting...

或者: Should you need more information, I’ll be glad to...

6. 附件

提供任何文档或额外信息,因为你的读者通过附件进一步了解你所讨论的事件或问题,一定不要附上与备忘录主题无关的任何材料。

正确的memo格式

当通过备忘录与同事和其他内部利益相关者沟通时,使用适当的格式是很重要的。理解正确的备忘录格式可以帮助你更有效、更专业地传达信息。所有的备忘录都是相同的格式。但是,备忘录的类型取决于信息的目的。你可以用备忘录来询问信息、请求确认或号召一个行动。你还可以发送备忘录,向同事和组织中的其他人提供进度报告等。

Memo的写作结构上面已经谈论过啦,但是还是要注意写作格式。Memo信头的部分,可以是双倍行距的,也可以是单倍行距的,通常都是大写字母。此外,信头项目的顺序可以改变。许多组织在这些问题上有自己的风格偏好。如果没有,上面列出的双倍行距的顺序是最常见的。

备忘录的文本通常使用单倍行距,段落之间有额外的空间,新段落没有缩进。但是,如果使用备忘录格式的报告长达几页的时候,那么可以使用双倍行距来提高可读性。

备忘录怎么写:有效的memo写作技巧

如果你想要让你的备忘录更专业更有效,那么可以利用一下的写作技巧。

读者的接受度

在准备备忘录时,一定要考虑到听众和他们的需要。有些管理层所知的缩略语或缩写,组织中的其他员工可能就不了解。如果备忘录要在组织内部张贴和分发,那么目标就是在各个级别进行清晰、简明的沟通而不产生歧义。

专业、正式的语气

备忘录通常也是公告,发送备忘录的人代表了组织的一部分或全部。虽然公告可能包含反馈请求,但公告本身是线性的,从组织到员工。备忘录也可能具有法律地位,因为它经常反映组织的政策或程序,比如备忘录中会引用现有的或新的员工手册等。

强调主题

主题通常在主题行中声明,应该清楚简明。例如,如果备忘录是宣布庆祝某个节日,具体的节日应该在主题行中明确写出来。比如“Thanksgiving weekend schedule”而不是“holiday observance”。

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直接的格式

一些书面商务交流需要在直接和间接格式之间选择,但备忘录应该是直接的。其目的已明确宣布。

客观性原则

备忘录是一个只展示事实的地方,应该用一个客观的态度和语气,不能带有个人的偏见、偏好或兴趣,避免个人主观性。

不要列出太多的理由

在备忘录中,解释你为什么想要完成某事是必要的,但不要做过头。一位专家警告说,读者一次大概只能理解不超过六七个原因。如果你必须引用更多的原因,你可以在附件中体现。这样,基本的备忘录信息就不会在大量的细节中迷失。

附加相关数据和文件

可以在备忘录里添加相关数据和文件,以便读者详细阅读,了解更多的信息。比如,你想组织所有员工填写一份新的调查问卷,备忘录中要说明调查的目的,以及调查结果将会对他们产生什么影响,然后可以声明相关的表单已附加。

仔细校对

任何打字错误、拼写错误或其他错误都会削弱备忘录的目的(以及你的可信度)。慢慢地、仔细地校对,也可以大声朗读你的备忘录,或者在发送之前让同事也给你看一遍,确保准确无误。

Memo范文供你们参考

如果你需要将正式的内部业务通知你的员工,这里有一个易于遵循的业务备忘录模板,以及一些示例以供进一步指导。

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Memo范文在标题中,清楚地将内容标记为“备忘录”,这样你的读者就能清楚地知道他们收到了什么样的信函。信头部分,依次写明了备忘录的时间是2018年10月23日,接收者是全体员工,发送者是产品开发部门的主管杰克,以及主题是某产品的发布。

第一段(开头),快速清晰地陈述备忘录的目的。通过备忘录通知全体员工,因为顾客的反馈和目前的测试结果,把某产品原定于11月15日发布的时间,推迟到2019年某月某日。

Memo范文的第二段(总结),详细说明推迟产品发布时间的计划。产品研发部门坚信,在推迟期间,通过附加的测试会让他们的产品更安全更完美,而且会在未来提供优惠促销。

第三段(讨论段落),说明了推迟产品发布时间带来的影响以及对策。产品的推迟发布还会影响到该产品配额的销售代表,公司也会做出一些相应的措施去减少不良的影响。

Memo范文的第四段(结尾),希望全体员工能够对此事抱一个客观且乐观的态度,一切都会往好的方向发展的。

一份有效且专业的备忘录是保证公司内部工作顺利进行的必要条件。无论是在办公室还是在外面,你的个性往往是通过你的写作方式来判断的。混乱的备忘录会让你在职业发展中损失惨重。对商业领袖来说,沟通技巧是最重要的,往往比财务、营销和技术知识更重要。通过了解memo格式和结构、及其写作目的可以比较全面地了解memo怎么写,那么阅读一些优秀的memo范文、掌握写作技巧,你就可以让你的备忘录更专业,从而达到备忘录写作的最终目的。如果同学们还没有完全弄清楚memo什么意思备忘录怎么写,或者有任何有关备忘录格式的问题,随时联系Academic Saviour!我们是一家靠谱的assignment代写机构,我们的专家很乐意解答同学们的各种问题!如果有需求的话,我们也可以帮助你完成任何作业或论文。我们客服24小时在线为你服务,快点来咨询哦! QQ:800825305

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